Voor de start van je eigen bedrijf, loop je eerst de checklist door.
Een eigen bedrijf starten is een spannend avontuur. Maar voor je start met je eigen bedrijf, is het verstandig om eerst de volgende tien check points door te lopen.
Check 1: Kies je rechtsvorm
Bepaal via welke juridische vorm je gaat opereren: een eenmanszaak, vof of bv? Bij een eenmanszaak of vof betaal je inkomstenbelasting en vaak heb je recht op belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek. Voor een bv geldt dat je vennootschapsbelasting betaalt, waarvoor een lager tarief geldt dan voor de inkomstenbelasting. Heb je relatief weinig winst, dan kun je fiscaal gezien beter kiezen voor een eenmanszaak of vof.
Voor een eenmanszaak of vof geldt wel dat je aansprakelijk bent met je privévermogen. Bij eventuele schulden van je bedrijf of het ontvangen van een schadeclaim, kan dus beslag worden gelegd op je privébezittingen. Bij een bv ben je alleen in uitzonderlijke gevallen privé aansprakelijk.
Tip!
Iemand kan schade oplopen door jouw bedrijf. Ook kan één van je medewerkers gewond raken tijdens het werk. Je kunt dan te maken krijgen met schadeclaims. Om de continuïteit van je bedrijf niet in gevaar te laten komen door de financiële gevolgen van een schadeclaim, sluit je een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af.
Check 2: Bedenk je bedrijfsnaam
Neem voor het kiezen van een bedrijfsnaam (handelsnaam) even de tijd. Bedenk een bedrijfsnaam die goed past bij je onderneming, maar houd je wel aan een aantal regels: Je mag je bijvoorbeeld niet groter of anders voordoen dan je bent, geen namen van anderen gebruiken en geen verwarring laten ontstaan met bestaande handelsnamen.
Via het handelsregister van de Kamer van Koophandel kun je controleren of de door jou gekozen bedrijfsnaam al voorkomt. Ook kun je beoordelen of je bedrijfsnaam verwarrend is of dat jouw activiteiten onder deze bedrijfsnaam de activiteiten van andere bedrijven met dezelfde naam overlappen.
Voor je definitief kiest voor een bedrijfsnaam, is het verstandig om te checken of deze naam vrij is als merknaam, domeinnaam en voor het gebruik op diverse social media. Onderzoek ook of je naam in het buitenland voorkomt, want die informatie kun je niet halen uit het Handelsregister.
Check 3: Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel
Inschrijven bij de Kamer van Koophandel kun je zelf rechtstreeks doen wanneer je een eenmanszaak, vof, cv of maatschap start. Het opstarten van een bv of stichting gaat via de notaris. De notaris schrijft je bedrijf vervolgens in bij de KvK.
Bij de meeste kantoren van de Kamer van Koophandel moet je eerst een afspraak maken. De medewerker van de Kamer van Koophandel controleert je legitimatie en of je voldoet aan de voorwaarden om je in te schrijven. Ook controleert deze of je bedrijfsnaam past bij je onderneming en voldoet aan de eisen.
De medewerker registreert je bedrijf in het Handelsregister en geeft je direct jouw KvK-nummer door. Je gegevens gaan vervolgens automatisch naar de Belastingdienst. Inschrijven bij de Belastingdienst hoef je dus niet apart te doen.
Check 4: Regel een vergunning
Vergunningen zijn niet voor iedereen nodig. Voor een aantal branches gelden regels en eisen. Ook zijn er regels wanneer je wilt verbouwen of uitbreiden of als je reclame op je bedrijfspand wilt voeren. Je hebt in dat geval een omgevingsvergunning nodig.
Check 5: Zet je administratie op
Volgens de wet moet je als eigen ondernemer verplicht een administratie bijhouden en deze minimaal zeven jaar bewaren. Gegevens van een eigen pand moeten tien jaar worden bewaard.
Je administratie is de basis voor je btw-aangifte en omvat de facturen die je uitschrijft en betaalt, je uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als je administratie op orde is, heb je een goed overzicht over je bedrijf. Je kunt ontwikkelingen signaleren en op tijd bijsturen en beslissingen nemen. Hier lees je waar je zakelijke administratie aan moet voldoen.
Check 6: Stel algemene voorwaarden op
Laat je klanten duidelijk weten onder welke voorwaarden je levert, betaalt, verkoopt of inkoopt. Om niet bij iedere opdracht opnieuw te hoeven onderhandelen, stel je algemene voorwaarden op. Neem hierbij de privacyregels (AVG 2018) altijd in acht!
De Kamer van Koophandel heeft modelvoorwaarden opgesteld voor levering aan consumenten, niet-consumenten en dienstverlening. Deze voorwaarden kun je gebruiken als basis en bijvoorbeeld achterop je offerte printen. Zo voldoe je meteen aan je informatieplicht als ondernemer: voor of tijdens het sluiten van een overeenkomst je voorwaarden verstrekken aan de klant.
Check 7: Zorg dat je goed bent verzekerd
Als je een eigen bedrijf hebt, wil je goed verzekerd zijn. Je investeert in je bedrijf en wilt niet dat door een ongeluk of schade de continuïteit van je bedrijf plots in gevaar komt. Ook wil je er niet pas bij je pensioen achter komen dat je inkomen te laag is. Er is veel waarvoor je je kunt verzekeren. Sommige verzekeringen zijn noodzakelijk bij de start van je eigen bedrijf, met andere verzekeringen kun je beter wachten tot je inkomen is gestegen. En bepaalde verzekeringen zijn misschien niet eens van belang voor jouw bedrijf.
Tip!
Door in kaart te brengen wat de risico’s zijn die jij met jouw eigen bedrijf loopt, kun je goed bepalen voor welk risico een verzekering noodzakelijk is. Maak zelf dit overzicht of vraag een financieel adviseur om een onafhankelijk advies. Zo weet je zeker dat je alleen die zakelijke risico’s verzekert die van belang zijn voor jouw onderneming.
Check 8: Houd rekening met afdrachten
Er zijn een aantal afdrachten waar je als onderneming rekening mee moet houden:
Verplichte vergoedingen
Wanneer je gebruikmaakt van creaties van anderen, zoals muziek en tv- of filmbeelden, heb je daarvoor toestemming nodig van de makers. Deze toestemming regel je met een licentie.
Belasting
Iedere maand of kwartaal doe je je btw-aangifte en jaarlijks betaal je je inkomstenbelasting. Zorg dat je deze, vaak hoge, bedragen achter de hand houdt. Bijvoorbeeld door het btw-bedrag dat je van je klanten ontvangt, direct opzij te zetten. Zo kun je die hoge kostenpost altijd betalen.
Check 9: Kijk naar de milieueisen
Door het voeren van een bepaalde activiteit, geldt dat sommige bedrijven zich moeten houden aan milieuregels. Hoe weet je welke regels gelden voor jou, welke activiteit je moet melden aan je gemeente en wanneer je een vergunning nodig hebt? In het Activiteitenbesluit staan milieuregels. Er staat ook in welke bedrijven zich alleen aan de algemene regels moeten houden (bedrijven die het milieu weinig belasten), een melding moeten doen (bedrijven die het milieu aanzienlijk belasten) of een vergunning moeten aanvragen (bedrijven die het milieu flink belasten).
Check 10: Neem maatregelen voor brandveiligheid
Je bent verplicht om maatregelen te nemen om brandgevaarlijke situaties te voorkomen, bijvoorbeeld door onbrandbare of brandvertragende materialen te gebruiken. Is er brand, dan moeten er maatregelen zijn getroffen om de ontwikkeling en uitbreiding van brand en rook voldoende te beperken. Zo moeten er brandmeld- en ontruimingsalarminstallaties zijn, net als brandblusapparaten en uitgangen en vluchtroutes.