Hybride werken? 6 tips voor een goede basis
De lange periode van thuiswerken heeft veel organisaties aan het denken gezet. Waar vroeger het kantoor de norm was, willen velen het hybride werken als nieuwe werkvorm aannemen. Hierbij wordt thuiswerken afgewisseld met kantoor- en/of flexplekken. Hoe richt u als werkgever de ideale hybride werkvloer in?
1. Schaf een goed en veilig reserveringssysteem aan
Anders dan op een traditioneel kantoor, gelden er in een hybride organisatie geen vaste werktijden en werkplekken. Medewerkers bepalen onderling waar en wanneer ze aan de slag gaan. Belangrijk is daarbij dat iedereen op de hoogte is wie wanneer en op welke locatie werkt. Investeer daarom in een goede en veilige cloudomgeving. Hierin kunnen medewerkers werkplekken op kantoor reserveren en zien waar collega’s zich bevinden.
2. Zorg dat iedereen altijd en overal kan (samen)werken
Zowel op kantoor als vanuit huis moeten medewerkers effectief aan het werk kunnen. Voorzie daarom iedereen van alle benodigde middelen. Een ergonomische thuiswerkplek met een verstelbare bureaustoel, laptopsteun, externe muis en toetsenbord is onmisbaar. Denk ook na over aangepaste werkvormen wanneer een deel online en een deel offline werkt. Werk tijdens een hybride meeting bijvoorbeeld met twee aanspreekpunten: een voor de fysieke en een voor de digitale groep.
Een digitaal whiteboard biedt ook voordelen, gezien zowel offline als online werknemers op een makkelijke manier hun bijdrage kunnen leveren. Verder kan een 360 graden-camera of overzichtscamera handig zijn, zodat online deelnemers zich beter verbonden voelen met het fysieke deel van de groep.
Zorg daarnaast dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie en documenten. Met een documentmanagementsysteem en planningssoftware werken collega’s soepel samen en delen ze gemakkelijk informatie met elkaar.
3. Communiceer duidelijk
Geef als hybride werkgever duidelijk aan wat er van ieder teamlid verwacht wordt. Maak bijvoorbeeld concreet op welke dagen een team(lid) wel en niet op kantoor aanwezig hoort te zijn en met wie ze dan kunnen samenwerken. Of organiseer elke week een meeting met het team om de vooruitgang van de werkzaamheden te bespreken.
Stel ook een thuiswerkbeleid op, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt, ongeacht de werklocatie. Zet iedereen zijn camera bij elke meeting bijvoorbeeld aan? Moet een werknemer tijdens een korte wandelpauze bereikbaar zijn? Doen we binnen het bedrijf aan wandelend vergaderen en zo ja, wanneer?
4. Creëer verbinding
Uit onderzoek van de Business Universiteit Nyenrode blijkt dat het werkgeluk en de verbinding met collega’s bij thuiswerkers is gedaald. Omdat medewerkers elkaar niet elke dag fysiek ontmoeten, is het daarom belangrijk om in contact te blijven met elkaar. Onderzoek welke online communicatiekanalen prettig werken voor uw organisatie, zoals Microsoft Teams, Microsoft Outlook of Slack. Communiceer niet alleen over werk, maar neem ook de tijd voor informele momenten. Online teambuildingactiviteiten helpen de saamhorigheid van het team te stimuleren.
Fysieke ontmoetingen zijn echter essentieel voor de teamspirit, motivatie en de eenheid van het team. Zo is er ruimte voor spontaniteit en non-verbale communicatie. Organiseer bijvoorbeeld activiteiten in kleinere groepen en rouleer regelmatig zodat iedereen elkaar weer eens ziet.
5. Zorg voor een gezonde werk-privébalans
In een hybride organisatie vervaagt de scheidslijn tussen werk en privé sneller waardoor oververmoeidheid en burn-outs op de loer liggen. Maak duidelijke afspraken over werktijden en pauzes en wees alert op medewerkers die structureel overwerken. Blijf met elkaar in gesprek over wat wel en niet werkt en maak afspraken over het recht op onbereikbaarheid.
Moedig elkaar daarnaast aan om te ontspannen en stimuleer elkaar om een gezonde leefstijl aan te nemen. Bevorder de gezondheid van uw medewerkers door bijvoorbeeld een sportschoolabonnement te vergoeden of yoga- en meditatiecursussen aan te bieden.
6. Blijf op de hoogte van het welzijn van uw medewerkers
Door het thuiswerken staat u als werkgever minder in contact met werknemers, waardoor persoonlijke gesprekken minder spontaan plaatsvinden. Neem daarom vaker het initiatief om aan uw medewerkers te vragen hoe het met hen gaat. Voer niet alleen het gesprek binnen de teams, maar vraag om de 1 à 2 jaar een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) aan. Het PMO bestaat uit vragenlijsten en onderzoeken die de fysieke en mentale gezondheid van zowel uw medewerkers als bedrijf in kaart brengen.
Heb je nog vragen? Klik dan HIER om contact op te nemen met een van onze adviseurs, ze helpen je graag verder.